Projektų valdymas privačiame ir viešajame sektoriuje: kokiomis metodikomis vadovaujasi skirtingi verslai?

Projektai yra neatskiriama tiek viešojo, tiek privataus sektoriaus dalis. Ir nors kiekviena organizacija individualiai sprendžia, kuris projektų valdymo metodas jiems priimtiniausias, pastebima, kad viešasis ir privatus sektorius dažnai renkasi skirtingas metodikas. Kokios priežastys lemia tokį pasirinkimą, priklauso nuo kiekvienos įmonės požiūrio, tikslų ir siekių. Visgi stebint pasaulinės rinkos pokyčius, akivaizdu, kad, norint išlaikyti konkurencingumą, būtina tinkamai prisitaikyti prie pokyčių, diegti naujoves ir projektų valdymui pasitelkti konkrečiu atveju tinkamiausias metodikas.

Privataus sektoriaus projektų valdymo metodikų pasirinkimai

Projektų valdymo metodų yra įvairių – nuo tradicinių Waterfall (krioklio), Lean, iki šiuolaikiškų Agile metodų – Scrum, Kanban, Scrumban, Extreme Programming, Feature-Driven Development ir dar daugiau. Tačiau privataus sektoriaus verslai projektų valdymui dažniausiai renkasi Agile metodus, tokius kaip Scrum ir Kanban. Tai patvirtina šiais metais asociacijos Agile Lietuva atliktas empirinis tyrimas. Jo duomenimis net 98 procentai tyrime dalyvavusių privataus sektoriaus įmonių bent dalį vykdomų projektų valdo naudodamos Agile principus ir pritaikydamos Scrum arba Kanban metodus. Teigiama, kad šie visame pasaulyje pripažinti inovatyvūs metodai leidžia prisitaikyti prie nuolatinių rinkos pokyčių ir sėkmingai konkuruoti su kitais verslais.

Scrum – lankstumas, skaidrumas, reguliarumas

Scrum yra vienas populiariausių Agile metodų. Jo metu, projektas yra suskaidomas trumpais etapais, dar vadinamais sprintais arba iteracijomis. Kiekvieno sprinto metu vyksta produkto testavimas, tiriama, ar paruoštas produktas/sistema tinkamai veikia. Vėliau, pasibaigus sprintui, produktas yra testuojamas klientų – taip surenkamas grįžtamasis ryšys leidžiantis toliau tobulinti produktą, kol šis atitinka aukščiausius klientų reikalavimus.

Fiksuotos trukmės iteracijos, paprastai trunka dvi savaites, tačiau atsižvelgiant į komandos dydį bei projekto sudėtingumą gali būti nustatomi ir kitokie terminai. Darbų vykdymas sprintais bei nuolatinis produkto testavimas leidžia kūrėjų komandai laiku ištaisyti anksčiau išleistos versijos trūkumus ir reguliariai atnaujinti produktą pagal klientų poreikius. Visi komandos nariai nuolat bendrauja tarpusavyje, todėl taip pat jaučiamas darbų skaidrumas – kasdieniai susitikimai leidžia žinoti, kiekvieno komandos nario užimtumą, darbus, pasiekimus bei patirtas kliūtis. Daug naudos teikia ir nuolat gaunami bei tikrinami tarpiniai kuriamo produkto rezultatai. Taip užtikrinama, kad projektas būtų vykdomas sklandžiai ir būtų išvengta klaidų. Visgi verslui daugiausia naudos teikia tai, kad dirbant pagal Scrum metodą išmokstama prisitaikyti prie pokyčių, greičiau vyksta darbai ir lengviau tilpti į numatytą biudžetą. Iš esmės pagrindinis šio metodo tikslas – sukurti klientui kuo daugiau vertės per kuo trumpesnį laiką ir kartu išlaikyti aukštą produkto kokybę.

Svarbu paminėti, kad Scrum projekto komanda neturi vieno vadovo, kuris skirtų nurodymus kiekvienam komandos nariui. Šiame projektų valdyme dalyvauja komanda, kuri profesionaliai atlieka savo darbą, produkto šeimininkas (angl. product owner), kuris atsakingas už maksimalią komandos atliekamo darbo vertę, bei Scrum meistras (angl. scrum master) – asmuo, kuris veikia kaip komandos ir organizacijos pagalbininkas užtikrinantis Scrum teorijos, praktikos ir taisyklių laikymąsi.

Kanban – paprastas naudojimas ir patogus laiko planavimas

Kitas metodas, kurį dažnai renkasi privataus sektoriaus verslai – Kanban. Šio projektų valdymo metodo tikslas yra geriau koordinuoti ir suderinti darbą su komandos narių pajėgumais, nespaudžiant jų į aiškiai nustatytus laiko rėmus. Kanban metodo pagrindinis įrankis yra lenta, kurioje į stulpelius skirstomi suplanuoti, vykdomi ir padaryti darbai. Tai padeda lengviau suprasti prioritetus ir tinkamai paskirstyti darbus. Komanda iš anksto numato, kiek darbų gali būti stulpelyje, tad pasiekus kortelių limitą, nauji darbai negali būti įrašomi, kol bent viena užduotis nebus baigta. Ši sistema padeda komandos nariams pastebėti kliūtis ir bendradarbiaujant kartu jas sėkmingai įveikti.

Nors taikant Kanban paskirtų užduočių atlikimo trukmė nėra svarbiausias rodiklis, tačiau šio projektų valdymo metodo diegimas paprastai sutrumpina ciklo laiką, kurio reikia darbui atlikti. Be to, nuolat iš naujo įvertinami prioritetai padeda sumažinti be reikalo atliekamų darbų kiekį, o tai kartu mažina ir išlaidas.

Kanban diegimas nereikalauja, kad komanda mokytųsi visiškai naujos metodikos. Šį metodą galima naudoti kartu su kitomis esamomis sistemomis, pavyzdžiui Scrum.

Viešojo sektoriaus projektų valdymo metodikų pasirinkimai

Priešingai nei privačiame sektoriuje, viešajame labiau dominuoja tradicinės projektų valdymo praktikos. Asociacijos Agile Lietuva atlikto tyrimo duomenys parodė, kad Lietuvoje viešajame sektoriuje didžiajai daliai projektų valdyti pasitelkiamos Lean (69 proc.) ir Waterfall (68 proc.) metodikos. Tiesa, nors nėra tokios populiarios, Agile principai ir praktikos (Scrum, Kanban, XP ir kt.) taip pat naudojamos ir užima trečiąją vietą (54 proc.).

Tokie skirtumai tarp privataus ir viešojo sektoriaus pasirinkimų dažniausiai atsiranda dėl darbuotojų kompetencijų ir motyvacijos, organizacijų kultūros, požiūrio į projektų valdymą bei vadovų paramos nevienodumo. Pastebima, kad viešojo sektoriaus organizacijos paprastai sunkiau įsileidžia naujoves ir turi mažiau motyvacijos ieškoti inovatyvių sprendimų, todėl projektų valdymui dažnai pasirenkama tradiciniai metodai, nepaisant to, kad jau 2014 m. vasario mėn. 25 d. Informacinės visuomenės plėtros komiteto prie Susisiekimo ministerijos direktoriaus įsakymu „Dėl Valstybės informacinių sistemų gyvavimo ciklo valdymo metodikos patvirtinimo“ yra nustatyta, kad iteracinis-inkrementinis (Agile) informacinių sistemų kūrimo būdas yra labiausiai tinkamas didelės apimties ir mažos apimties, bet aukšto neapibrėžtumo sistemų kūrimui.

Lean – kuo aukštesnės vertės klientui siekis

Pagal savo prigimtį, Lean metodika labiausiai tinkama gamyboje arba ten, kur projekto rezultatas yra visiškai aiškus, tačiau reikia kokybiškai ir su mažiausiais ištekliais pakartoti jo kūrimo procesą.

Ši sistema remiasi dviem pagrindiniais principais – nuolatiniu tobulėjimu bei nuostolių šalinimu. Paprastai, nuostolių šalinimas yra susijęs su perprodukcijos, nereikalingų veiksmų, defektų, vertės nekuriančių procesų mažinimu ar eliminavimu. Taigi, viskas, kas nereikalinga ar nuostolinga reikia šalinti, o pagrindinį dėmesį koncentruoti tik į aktualius dalykus. Tuo tarpu nuolatinis tobulėjimas leidžia įmonėms siekti aukštesnių tikslų, dirbti ne tik produktyviai, bet ir lanksčiai, efektyviai išnaudoti turimus resursus bei sukurti kaip įmanoma didesnę vertę klientams. Paprastai tariant, Lean projektų valdymas užtikrina efektyvesnį išteklių panaudojimą, produktyvumo gerinimą, fokusą į vertės kūrimą, bei leidžia sutelkti dėmesį tik į tuos darbus, kurie atitinka realią paklausą.

Waterfall – griežtas ir nuoseklus projekto valdymas

Waterfall yra visiška priešingybė naujiesiems projektų valdymo metodams. Ši metodika paremta nuosekliu linijiniu procesu. Visas projektas suskirstomas į etapus, kurie turi aiškiai nustatytus terminus. Kol nesibaigia vienas etapas, tol negalima pereiti prie tolimesnių planų. Taip pat negalima sugrįžti į anksčiau buvusius etapus. Pasirinkus Waterfall metodiką būtina gerai apgalvoti ir išsamiai dokumentuoti viso projekto eigą ir tik tuomet pradėti įgyvendinimą. Šis metodas labiausiai paplitęs statybų ir gamybos sektoriuje, nes tokiuose projektuose labai svarbus nuoseklumas. Tačiau dėl lengvo pritaikymo, šį metodą renkasi ir kiti verslai. Ryškiausias Waterfall privalumas – tai nuoseklus darbų dokumentavimas, kuris vėliau praverčia ateities projektams.

Taigi, kaip parodė Agile Lietuva atlikto tyrimo duomenys, viešojo ir privataus sektoriaus projektai dažnai vykdomi taikant skirtingus metodus. Kiek labiau atviri naujovėms ir iššūkiams yra privataus sektoriaus organizacijos, kurios dažniau pasirenka šiuolaikiškus Agile projektų valdymo metodus – Scrum arba Kanban. Tuo tarpu viešosios organizacijos yra linkusios pasitikėti tradiciniais Waterfall metodais. Visgi teigti, kad Scrum arba Kanban yra geriausi projektų valdymo būdai negalima. Būtina suprasti, kad skirtingi projektai reikalauja skirtingų valdymo principų, tad vienas projekto metodas negali tikti visoms organizacijoms.